Le calendrier est accessible depuis la barre latérale du webmail mail.maxicloud.ch. Il gère plusieurs calendriers, les calendriers partagés par vos collègues, et les invitations avec suivi des réponses.
Mes calendriers et calendriers partagés
La barre latérale du calendrier distingue deux ensembles : Mes calendriers, ceux que vous possédez, et les calendriers partagés, ceux auxquels d’autres vous ont donné accès.
Chaque calendrier a sa couleur et peut être masqué d’un clic, ce qui permet de superposer ou d’isoler les vues — le vôtre seul, ou celui de toute l’équipe.
Inviter des participants à un événement
- Créez ou ouvrez un événement.
- Dans la section Participants, cliquez sur Ajouter un participant.
- Saisissez une adresse e-mail, ou cherchez parmi vos contacts.
- Vérifiez que Envoyer les invitations aux participants est actif.
- Enregistrez.
Chaque participant reçoit une invitation par e-mail. Vous êtes désigné Organisateur ; les autres sont Participants.
Suivre les réponses
Le statut de chacun s’affiche dans l’événement, et se met à jour dès qu’une réponse arrive :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Accepté | Le participant sera présent. |
| Refusé | Il ne viendra pas. |
| Provisoire | Il a répondu sans certitude. |
| En attente de réponse | Il n’a pas encore répondu. |
Les réponses des personnes extérieures fonctionnent aussi, dès lors que leur logiciel gère les invitations standard — c’est le cas d’Outlook, d’Apple Calendar et de Google Agenda.
Consulter les disponibilités
Avant de fixer une date, le calendrier peut afficher la disponibilité des participants. Vous repérez ainsi un créneau libre pour tout le monde sans faire de tour de table par e-mail.
Événements récurrents
Un événement peut se répéter — quotidiennement, chaque semaine, chaque mois. Lorsque vous modifiez une occurrence, le calendrier demande la portée du changement : cette occurrence seule, ou toute la série. Lisez la question, c’est le meilleur moyen d’éviter de décaler une réunion hebdomadaire pour l’année entière.
Rappels
Chaque événement peut porter un ou plusieurs rappels. Un rappel par défaut s’applique aux nouveaux événements ; il se règle dans Paramètres du calendrier.
Notifications d’invitation
Le centre de notifications du webmail signale les nouvelles invitations, les modifications et les annulations. Vous n’avez donc pas besoin de surveiller votre boîte pour savoir qu’une réunion a bougé.
Réglages utiles
Dans Paramètres du calendrier : la vue par défaut à l’ouverture, le premier jour de la semaine, le format d’heure en 12 ou 24 heures, le calendrier par défaut des nouveaux événements, le rappel par défaut et l’activation des notifications.
Importer un calendrier existant
Le calendrier accepte l’import de fichiers au format standard .ics, exportables depuis Outlook, Google Agenda ou Apple Calendar. C’est la voie à suivre pour récupérer un agenda venant d’un ancien fournisseur.
Problèmes fréquents
Le participant n’a pas reçu l’invitation — vérifiez que l’option d’envoi des invitations était bien active au moment de l’enregistrement, et contrôlez l’orthographe de l’adresse.
Une réponse n’apparaît pas — certains clients répondent sans envoyer de notification standard. Le statut reste alors en attente ; demandez confirmation autrement.
Un événement récurrent s’est décalé partout — la portée « toute la série » a été retenue lors de la modification. Reprenez l’occurrence concernée et corrigez-la seule.